中国衡器协会轨道衡专业委员会文件管理及印章管理制度

为了规范中国衡器协会轨道衡专业委员会（以下简称轨道衡专委会）工作管理，完善各项工作制度，加强文件及印章管理，特制定本管理制度。

    一、文件管理

    1、发文

    以轨道衡专委会名义发文可以分为正式文件和便函。文件编号分正式文件和便函。正式文件编号为：中衡协轨［××××（年号）］××号，文件编号居中。便函编号为：中衡协轨字［××××（年号）］××号，文件编号靠右。

    文件首先由起草人认真书写，经秘书长审核后由主任委员签发。签发原件（含附件）和正式文件一份存档在中国衡器协会秘书处。

    2、收文

    直接从各部委取回或通过信函接收的上级机关文件、其他有关部门发送的有关轨道衡专委会工作的文件，均需经协会办公室登记后送主任委员阅批，交有关工作人员处理。 

    二、公章管理

    1、印章使用原则

    （1）由协会秘书处指定专人保管印章，监印人员要严格把关，对不符合用印规定或认为用印不妥的事项，应及时向经办人直至签批人提出意见。对不符合用印规定的事项，监印人员有权不予盖章。

    （2）正式公文应按照行文名义正确使用印章。用章前要认真审查文件编号、承办及会签人签名、主管审批等是否符合规定。

    （3）严禁开出空白介绍信。

    2、印章使用手续

    使用轨道衡专委会印章需经主任委员或主任委员委托人签批。盖有轨道衡专委会印章的文件、证明信等要留档一份备查。 

    本规定经轨道衡专业委员会审议通过后试行